Dados da vaga Secretaria Executiva em SP

Descrição

1. Área e especialização profissional: Administração - Secretariado
2. Nível hierárquico: Assistente
3. Local de trabalho: Santos, SP
4. Regime de contratação de tipo Efetivo – CLT
5. Jornada Período Integral
6. Modelo de Trabalho: Presencial
7. *Descrição de Cargo: Secretaria Executiva**
8. **Cargo:** Secretaria Executiva
9. **Departamento:** Diretoria
10. **Localização:** SANTOS-SP.
11. **Rel reporta para:** Diretor Executivo
12. **Resumo do Cargo:**
13. A Secretaria Executiva é responsável por oferecer suporte administrativo de alta qualidade à Diretoria da associação, garantindo a eficiência das operações diárias e a eficácia na comunicação. Além disso, o cargo inclui uma função comercial voltada para a captação de novos associados, desempenhando um papel crucial no crescimento e no fortalecimento da base associativa da organização.
14. **Responsabilidades:**
15. 1. **Gestão de Agenda:**
16. - **Organização de Compromissos:** Manter e coordenar a agenda da diretoria, agendando compromissos, reuniões e eventos, e garantindo a sincronização com outras agendas relevantes.
17. - **Preparação de Materiais:** Elaborar e preparar materiais necessários para as reuniões, como relatórios, apresentações e documentos de suporte.
18. 2. **Comunicação:**
19. - **Gestão de Correspondência:** Atender e gerenciar a comunicação recebida, incluindo chamadas telefônicas, e-mails e correspondências, filtrando e priorizando conforme necessário.
20. - **Elaboração de Documentos:** Redigir e formatar cartas, memorandos, relatórios e outros documentos, assegurando precisão e clareza na comunicação.
21. 3. **Coordenação de Reuniões e Eventos:**
22. - **Planejamento e Logística:** Planejar e coordenar eventos internos e externos, incluindo reuniões de diretoria, conferências, workshops e eventos sociais.
23. - **Suporte em Eventos:** Organizar a logística de eventos, como reservas de locais, catering, e transporte, e garantir a distribuição de materiais e comunicações pré e pós-evento.
24. 4. **Gestão de Documentos:**
25. - **Organização e Arquivamento:** Manter e organizar arquivos e registros da diretoria, assegurando que todos os documentos estejam atualizados, acessíveis e seguros.
26. - **Controle de Processos:** Gerenciar o fluxo de documentos para aprovação e assinatura, acompanhando o status e garantindo a conformidade com os processos estabelecidos.
27. 5. **Suporte Administrativo:**
28. - **Assistência Geral:** Fornecer suporte administrativo abrangente à diretoria, incluindo a elaboração de relatórios periódicos, gestão de tarefas e coordenação com outros departamentos.
29. - **Tarefas Especiais:** Executar tarefas e projetos especiais conforme solicitado pela diretoria, contribuindo para a realização de objetivos estratégicos.
30. 6. **Relacionamento com Associados e Parceiros:**
31. - **Comunicação Eficaz:** Facilitar a comunicação com associados, parceiros e outras partes interessadas, gerenciando solicitações e garantindo um atendimento eficiente.
32. - **Suporte ao Associado:** Resolver problemas e responder a consultas dos associados, promovendo um ambiente de apoio e engajamento.
33. 7. **Gestão de Projetos:**
34. - **Coordenação de Projetos:** Auxiliar na coordenação e monitoramento de projetos da diretoria, acompanhando prazos e resultados, e elaborando relatórios de progresso.
35. - **Relatórios:** Preparar e distribuir relatórios de status para a diretoria e outros stakeholders conforme necessário.
36. 8. **Função Comercial de Captação de Novos Associados:**
37. - **Desenvolvimento de Estratégias:** Auxiliar na criação e implementação de estratégias para a captação de novos associados, incluindo campanhas de marketing e eventos de recrutamento.
38. - **Prospecção de Associados:** Identificar e abordar potenciais novos associados, apresentando os benefícios da associação e promovendo a adesão.
39. - **Acompanhamento e Relacionamento:** Manter contato com potenciais associados, acompanhar o processo de adesão e garantir uma integração bem-sucedida dos novos membros.
40. - **Gestão de Dados:** Atualizar e manter registros de novos associados no sistema de gerenciamento, monitorando o progresso das metas de captação.
41. **Qualificações e Habilidades:**
42. - **Formação:** Ensino superior completo em Administração, Secretariado Executivo ou áreas correla

Valorizado

1. Escolaridade Mínima: Ensino Superior
2. Formação desejada: Administração de empresas, Ensino Superior; Secretariado, Ensino Superior; Administração de empresas, Ensino Superior; Secretariado, Ensino Superior

Habilidades Desejadas

• Conhecimento básico de práticas e regulamentos de associações e organizações não governamentais. - Experiência em planejamento e coordenação de eventos. - Habilidade em lidar com múltiplas tarefas e prazos simultaneamente. -
• Conhecimento básico de práticas e regulamentos de associações e organizações não governamentais. - Experiência em planejamento e coordenação de eventos. - Habilidade em lidar com múltiplas tarefas e prazos simultaneamente. -